Une dirigeante d'une PME de menuiserie à Annecy nous demandait le mois dernier : « quel outil IA on devrait prendre ? ». Elle avait trois onglets de comparatifs ouverts, deux démos calées dans la semaine et un budget de 200 € par mois en tête. On lui a répondu qu'elle posait la mauvaise question. Six semaines plus tard, elle avait basculé deux process — sans changer un seul des outils de sa liste.
La bonne question n'est pas la marque. C'est quel besoin et quelle catégorie d'outil y répond. Un abonnement à 49 €/mois sans besoin derrière, c'est un onglet de plus qui dort. Et le marché bouge si vite que citer 50 noms aujourd'hui les rend obsolètes en septembre. Ce qui ne bouge pas, ce sont les catégories. Huit comptent en PME française. Net.
Les huit catégories qui tiennent la route
L'assistant conversationnel généraliste, d'abord. C'est le couteau suisse texte : rédiger une offre commerciale à partir d'un brief, résumer un cahier des charges de 40 pages, traduire un email fournisseur, préparer un entretien d'embauche. 20 à 30 €/mois par utilisateur sur une version professionnelle. Le critère qui tranche : la version entreprise (vos données ne servent pas à entraîner le modèle), pas les comptes perso de vos salariés qui partent dans la nature.
Vient la génération et réécriture spécialisée. Là, on parle d'outils branchés sur votre CRM ou votre CMS qui produisent un format précis : objets d'email, fiches produit, meta descriptions SEO, réponses aux avis. Une PME e-commerce à Lille a généré 200 fiches produit en un après-midi à partir d'un export Excel — un travail qui leur prenait six semaines avant. Budget : 30 à 150 €/mois. Le piège classique : choisir sur la qualité brute de la génération. Ce qui compte, c'est l'intégration native. Si l'outil oblige à copier-coller, vous reperdez en manipulation ce que vous gagnez en rédaction.
La transcription et synthèse audio transforme une réunion ou un appel SAV en compte-rendu structuré avec décisions et actions. 10 à 50 €/mois par utilisateur selon le volume. Deux critères : hébergement en Europe avec rétention paramétrable, et qualité du français sur vos enregistrements. Beaucoup d'outils craquent sur les accents régionaux et le vocabulaire métier. Testez avant de signer.
La vision et OCR lit factures, bons de livraison, contrats, photos terrain et en extrait les données structurées. Budget : 50 à 300 €/mois selon le volume. Le piège est connu : un OCR à 95 % sur un PDF propre tombe à 70 % sur vos factures fournisseurs scannées de travers. Pilote sur 200 documents réels avant signature, jamais l'inverse.
L'automation et orchestration — Make, Zapier, Power Automate — fait la colle entre vos outils. Lead arrive sur le site, fiche CRM créée, email envoyé, tâche assignée au commercial, le tout sans intervention. 30 à 200 €/mois. Le critère qui compte : le nombre de connecteurs natifs avec votre stack actuelle. Plus il y en a, moins vous bricolez. Et la courbe d'apprentissage : ces outils sont no-code mais demandent quand même quelques jours pour devenir productif.
Les agents métier verticaux sont des solutions sectorielles : assistant juridique pour cabinet d'avocats, copilote médical, chiffrage automatique de devis bâtiment. 80 à 500 €/mois par utilisateur. Plus cher, mais le gain est plus direct. Méfiez-vous des éditeurs lancés il y a six mois — leur courbe de vie est aussi courte que leur pitch est brillant.
Le scoring et la prédiction — quel lead va signer, quel client va churn — exige une condition non négociable : 12 à 18 mois de données propres dans votre CRM. Sans ça, le scoring est médiocre. Avant d'acheter, fiabilisez votre data. Beaucoup de modules sont déjà inclus gratuitement dans HubSpot ou Pipedrive ; pas la peine d'aller chercher une plateforme à 1 500 €/mois.
Enfin, la recherche et RAG sur vos documents internes. RAG veut dire Retrieval-Augmented Generation — le système va chercher l'info dans vos docs avant de répondre, plutôt que d'inventer. Support client qui répond plus vite, nouveau collaborateur qui s'auto-onboarde, atelier qui consulte les fiches techniques sans appeler le bureau d'études. 100 à 600 €/mois. Critères : hébergement Europe, citation systématique des sources, facilité de mise à jour. Un RAG qui ne cite pas ses sources est dangereux.
Les trois fondations non-IA sans lesquelles rien ne tient
Un CRM utilisé vraiment par toute l'équipe, avec des données à jour et une API ouverte. Peu importe le nom — HubSpot, Pipedrive, Zoho. Un CRM mal renseigné, c'est de l'IA inutile derrière. Une plateforme d'automation qui sert de colle entre votre CRM, votre messagerie, votre compta et vos outils IA. Sans elle, le copier-coller manuel revient au galop. Et une base de connaissances structurée — Notion, Confluence, ou un Drive bien rangé. Si vos procédures vivent dans des emails, des fichiers Word de 2019 et la tête de Patricia, aucun RAG ne sauvera la situation.
Le piège des tout-en-un
Vous allez croiser des plateformes qui promettent tout : assistant + automation + agents + analytics + CRM pour 99 €/mois. Méfiance.
Aucun éditeur n'est excellent sur huit catégories à la fois. Les tout-en-un sont médiocres partout face aux spécialistes. Vous devenez dépendant d'un seul fournisseur : le jour où il double ses prix ou pivote, vous repartez de zéro. Et les démos sont scénarisées. Vos données réelles ne ressemblent jamais à celles du pitch.
C'est exactement le piège des ERP des années 2000 qui promettaient de tout faire et qu'on passe encore aujourd'hui à remplacer. Une stack composée vaut mieux qu'un mastodonte intégré. Quelques bons spécialistes, une couche d'automation, et ça tient.
Les cinq questions à poser avant de signer
Conformité RGPD : où sont stockées les données, qui est le DPO, sous-traitance hors UE ? Hébergement Europe : disponible ? Garantie contractuelle de non-transfert ? API ouverte : pouvez-vous sortir vos données et les brancher ailleurs, ou êtes-vous prisonnier ? Intégration native avec votre stack actuelle, sinon bricolage via API. Courbe d'apprentissage : combien de temps pour qu'un utilisateur lambda devienne productif ? Demandez du chiffré, pas du « très intuitif ».
Si une question coince, négociez. Si deux coincent, écartez l'outil. Si vous ne savez pas répondre vous-même, vous n'êtes pas prêt à signer.
Comment on choisit pour nos clients
On ne revend rien. Aucun accord commercial avec un éditeur. Notre seul intérêt, c'est que la stack tienne après notre départ. Une PME industrielle à Lyon nous a appelés en mars : trois outils IA payés depuis huit mois, zéro utilisation mesurable. On a tout coupé, on a redémarré avec deux catégories alignées sur deux process douloureux. À 30 jours, 9 heures par semaine récupérées sur la cellule devis.
Le process est toujours le même. Cartographier 3 à 5 process où l'IA débloque vraiment du temps — pas les 50 fantasmes initiaux. Auditer la stack existante : qui sert, qui dort, qui doit sauter. Présenter 2 ou 3 options par catégorie avec budget, contrainte RGPD, complexité. Piloter 30 jours sur des données réelles. Mesurer le gain en heures par semaine et par équipe, jamais en « productivité accrue ».
On travaille en régie, environ un jour par semaine pendant la phase d'installation, avec un engagement de résultat sur les gains mesurés à 30 jours.
Démarrer avec deux ou trois catégories, mesurer, étendre. Ne signer aucun outil sans les cinq questions. Se méfier des tout-en-un. Si vous voulez qu'on regarde quelles catégories collent à vos besoins, demandez un pré-diag sur /#demarrer.
— L'équipe Flip